Hoy en día, la mayor parte de las compañías han incorporado herramientas o sistemas para digitalizar áreas o procesos prioritarios. No obstante, si las organizaciones desean que la innovación abarque a diferentes sectores, necesitan diseñar un roadmap para la transformación digital integral.
Contar con una hoja de ruta para transformarse digitalmente les permite a las compañías navegar por las complejidades que presenta la incorporación de tecnologías digitales y, al mismo tiempo, optimizar sus procesos y su cultura corporativa para acompañar de manera fluida y efectiva esta evolución.
Por qué necesitas un roadmap para la transformación digital de tu empresa
Cuando hablamos de transformación digital, hacemos referencia a un enfoque que se centra en la incorporación de nuevas tecnologías digitales o en la modificación de una solución ya existente para mejorar el funcionamiento de una organización.
Si bien gran parte de las compañías en los últimos años implementaron sistemas digitales sobre ciertos departamentos o procedimientos primordiales, para que esta transformación sea verdadera es necesario poner en marcha diversas iniciativas estratégicas de manera conjunta, como, por ejemplo, uso de entornos cloud o híbridos, integraciones de plataformas y soluciones de optimización de la seguridad de los datos.
En este sentido, la transformación digital implica un replanteo acerca de la forma de operar, ofrecer valor e interactuar de las organizaciones con sus clientes, partners y colaboradores, a fin de optimizar la operatoria, aumentar la productividad, ahorrar costos y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado.
Por eso, para que la digitalización sea eficaz, fluida y abarcativa, nada puede darse por sentado.
He aquí la importancia de diseñar un roadmap para la transformación digital, entendido como una hoja de ruta que orienta a una empresa a través de la implementación de tecnologías digitales, indicando el punto de partida de la iniciativa y las actividades que necesitan ser realizadas para una digitalización efectiva.
Una guía bien definida proporciona alineación, claridad y un enfoque adecuadamente estructurado para ejecutar un proceso de transformación.
Al mismo tiempo, favorece el entendimiento de los objetivos y pasos necesarios para lograr la madurez digital por parte de los colaboradores y contribuye a que la compañía pueda adaptarse a las circunstancias y tecnologías cambiantes.
Sin un roadmap, el proceso podría desarrollarse de manera inadecuada o, lo que es peor, no responder a las metas de negocio, comprometiendo el éxito de la implementación y generando un derroche de tiempo y recursos.
6 pasos para diseñar una hoja de ruta para la digitalización
Ahora bien, ¿cómo crear una guía que permita ejecutar un proyecto de digitalización exitoso? ¿Qué etapas deben atravesar las organizaciones?
Investigación exhaustiva de la empresa y sus características
El primer paso consiste en la creación de un equipo de proyecto que recolecte información relacionada con el funcionamiento de la compañía y la utilización de los diferentes recursos —personas, tecnología, procesos, equipamiento, etc.—.
Además de analizar la estrategia corporativa existente, el plan tecnológico y los procedimientos y políticas, el equipo debe revisar que las personas que ocupan puestos clave (C-level, gerentes, jefes de departamento, entre otros) sepan cómo opera la empresa.
Preparación de la estrategia de transformación digital
Con la información recabada anteriormente, se diseña una hoja de ruta para la digitalización que explicite el objetivo final de la iniciativa y las acciones que se implementarán para conseguirlo.
Tecnologías a ser empleadas, migraciones requeridas y actividades que deben realizarse para llevar a cabo el plan, como formación de los colaboradores y modificaciones de la infraestructura IT, son algunos ejemplos de acciones a ejecutar.
¿Ya está definida la estrategia? Es hora de comunicar a los altos mandos y también a los trabajadores en qué consiste el plan y cómo se implantará. A menudo los empleados hacen aportes que pueden enriquecer la planificación. Por lo que las modificaciones son siempre bienvenidas.
Identificación de las opciones tecnológicas
El siguiente paso para construir un roadmap para la transformación digital consiste en investigar e identificar cuáles son las tecnologías, los sistemas y los recursos que se requieren y las actividades de migración que se necesitan ejecutar para una implementación exitosa.
Es fundamental hacer un relevamiento preciso sobre los costos asociados a la iniciativa, teniendo en cuenta no solo la incorporación de nuevas tecnologías, sino también las actualizaciones de las existentes, las modificaciones en las instalaciones físicas y las actividades asociadas a la transformación de la cultura corporativa.
Una vez recopilada esta información, el equipo a cargo del proyecto puede presentar las conclusiones a la dirección para su aprobación.
Aprobación y ejecución
En este estadio se ponen en marcha todos los actores: los proveedores dan inicio a su trabajo, los equipos de IT acompañan el proceso y los empleados se preparan para comenzar la transición que los llevará a dejar atrás los modos de hacer tradicionales para adoptar formas de operar novedosas.
Este es uno de los pasos más importantes de la hoja de ruta porque reúne a todos las partes participantes en el proyecto y da inicio al programa, haciéndolo avanzar.
Migración y transición
A continuación, se llevan a cabo diferentes actividades apuntadas a la migración de los sistemas y a la transición hacia la transformación digital.
Entre ellas se encuentran:
- Instalación y prueba del nuevo hardware y software, haciendo ajustes y optimizaciones basadas en la experiencia
- Instalación y prueba de los recursos de red necesarios para soportar la tecnología y de las medidas de seguridad adecuadas para proteger el nuevo entorno operativo
- Pruebas piloto de la nueva tecnología para que los empleados se familiaricen con ella y sepan cómo utilizarla
- Capacitación del personal sobre los nuevos sistemas
- Revisiones periódicas de los gastos del sistema frente a los presupuestos previamente diseñados, ejecutando, de ser necesario, ajustes sobre los montos
- Reuniones con la alta dirección para analizar el progreso general del programa
- Pruebas de los resultados para garantizar que se ajustan a los requisitos de la empresa
- Determinación de las medidas necesarias para proteger las nuevas tecnologías, como planes de continuidad de negocio y recuperación de desastres
- Documentación de los procedimientos para realizar copias de seguridad de los datos
Además de estas actividades, se deben contemplar fechas estimadas de implementación y procesos alternativos a ejecutar caso se produzcan interrupciones o resistencia por parte de los empleados.
Comienzo de las operaciones y gestión del rendimiento
Una vez que los nuevos sistemas y aplicaciones se ponen en funcionamiento, se inician las actividades relacionadas con la gestión y el mantenimiento del programa.
Administración del personal, evaluaciones del rendimiento en función de las nuevas métricas, análisis de la gestión, actualizaciones tecnológicas, revisiones financieras, análisis de cómo los nuevos instrumentos y procesos impactan sobre la rentabilidad, satisfacción de los clientes y colaboradores e impacto en la posición de mercado son algunas de las tareas a realizar.
Es importante tener en cuenta que la presentación periódica de informes a los directivos y gerentes empresariales es un paso clave para la continuidad del proyecto.
Diseñar un roadmap para la transformación digital que contemple no solo la incorporación de nuevas tecnologías, sino también los objetivos de negocio y la cultura corporativa es fundamental para alcanzar el éxito. ¿Tu empresa necesita una hoja de ruta para digitalizarse? Esperamos tu mensaje.